受付DXの次は電話対応も自動化？無人受付から学ぶ業務効率化のヒント

受付の無人化が進んでいる背景

最近、オフィスや店舗の受付にiPadを設置して、来客対応を自動化する動きが広がっています。日本製のiPadスタンドを使った受付システムの導入を支援するプログラムが始まったというニュースも話題になりました。

背景にあるのは、人手不足と業務効率化のニーズです。受付専任のスタッフを置く余裕がない企業や店舗にとって、来客対応を仕組み化できるのは大きなメリットです。タブレット端末が来訪者の用件を聞き取り、担当者に取り次ぐ。これだけで受付業務の負担はぐっと軽くなります。

見落とされがちな「電話」という受付窓口

ただし、受付には「来客対応」だけでなく「電話対応」というもう一つの窓口があります。むしろ、日々の業務で頭を悩ませているのは電話の方だという事業者も少なくないのではないでしょうか。

接客中に電話が鳴っても出られない。折り返そうにも、誰がどんな用件で電話してきたか分からなくなる。専任の電話番を置くほどの人員はいない。こうした悩みは、来客受付をタブレットで無人化しても解決しません。むしろ「対面はデジタル化できたのに、電話だけ昔のまま」という企業は意外と多いのが実情です。

電話対応を自動化するという選択肢

来客受付をタブレットに任せるように、電話対応もAIに任せる時代になってきました。AIが電話に出て会話で応対し、よくある質問に答えたり、予約を受け付けたり、必要に応じて担当者へ取り次いだりする仕組みです。

こうしたサービスを使えば、接客中でも電話を逃さず、対応漏れによるクレームや機会損失を防げます。また通話内容が記録・要約として残るため、「言った・言わない」のトラブルも起きにくくなります。受付の無人化と同じ発想を、電話という窓口にも当てはめることで、業務全体の効率化がさらに進みます。

まとめ：受付DXは「電話」まで含めて考える

受付のDXを検討する際は、来客対応だけでなく電話対応も含めてトータルで見直すことをおすすめします。せっかく来客受付をスマートにしても、電話対応がボトルネックのままでは、お客様に不便な印象を与えてしまうかもしれません。

そこでおすすめしたいのが、AI電話受付サービス「でんわ番AI」です。かかってきた電話にAIが応対し、質問対応や予約受付、担当者への取次ぎまでこなします。内線や転送機能を備えたフルPBXも同梱されており、今お使いの電話番号の転送先を変えるだけで、工事や契約変更なしに導入できます。通話は自動で文字起こし・要約されるので、聞き逃しや伝達ミスの防止にも役立ちます。まずは14日間、無料でお試しいただけますので、電話対応の負担を感じている方はぜひ一度試してみてください。