電話対応をAIに任せて業務効率化する方法｜農園の事例に学ぶ

作業中に鳴る電話、どう対応していますか

接客中や作業中に電話が鳴ると、手を止めて対応せざるを得ません。特に人手が限られる中小企業や店舗では、電話対応のために本来の業務が中断されることが日常的な悩みになっています。しかも実際にかかってくる電話の中には、営業electedの売り込みなど、必ずしも今すぐ対応する必要のない用件も少なくありません。

兵庫県の農園が取り組んだ「電話のAI化」

先日、神戸新聞で兵庫県相生市の農園が代表電話をAIに対応させる取り組みを始めたというニュースが報じられました。営業目的の電話にはAIが自動で応対し、本当に必要な用件だけを人にあらためて取り次ぐ仕組みだそうです。これにより、スタッフが電話対応に割く時間を減らし、本来の業務に集中できるようになったといいます。

こうした取り組みは、規模の大小を問わず多くの企業が抱える「電話対応の負担」を解決するヒントになります。特に、専任の電話番を置けない中小企業や、接客・作業中で電話に出づらい店舗にとっては、非常に実用的な考え方です。

AIに電話を任せると何が変わるのか

AIによる電話応対を導入すると、次のような変化が期待できます。

• よくある質問への回答や予約受付をAIが自動で行い、スタッフの手を煩わせない
• 営業電話などの不要な着信をAIが一次対応し、必要な用件だけを人に取り次ぐ
• 通話内容が記録・要約されるため「言った・言わない」のトラブルを防げる

単に電話を減らすのではなく、「本当に対応すべき電話」に集中できる環境をつくることがポイントです。

導入のハードルは思ったより低い

「AIに電話対応を任せる」と聞くと、大がかりなシステム導入や工事が必要と思われがちですが、実はそうとは限りません。今使っている電話番号の転送設定を変えるだけで始められるサービスもあり、契約変更や工事の手間をかけずに試すことができます。

私たちが提供する「でんわ番AI」も、まさにそうした発想でつくられたサービスです。かかってきた電話にAIが会話形式で応対し、よくある質問への回答や予約受付、担当者への取次ぎまでを自動で行います。内線・録音・転送機能を備えたPBXを標準搭載しているため、電話番号の移行や社内の内線体制もそのまま活用できます。通話は自動で文字起こし・要約されて記録に残るため、聞き漏れや伝達ミスの防止にも役立ちます。さらにFAXで届いた注文書をAIが自動でテキスト化したり、店舗の番号からSMSで確認連絡を無料配信したりと、電話まわりの細かな業務もまとめて効率化できます。まずは14日間、無料でお試しいただけます。今の番号の転送設定を変えるだけで始められます。